Zahlungen und Guthaben
Schülerguthaben verwalten und mit Terminen verrechnen.
bookandpay verbindet manuell erfasste Zahlungen mit dem Guthaben eines Fahrschülers. Kostenpflichtige Termine verändern den Stand unmittelbar – für Fahrschule, Fahrschüler und Eltern dauerhaft nachvollziehbar.
- Aktivierung
- Individuell pro Fahrschüler
- Verrechnung
- Direkt bei kostenpflichtigen Terminen
- Nachvollziehbarkeit
- Dauerhafte Historie für alle Beteiligten
Vom Zahlungseingang zum aktuellen Guthaben.
Die Fahrschule nimmt eine Zahlung über ihren gewählten Weg entgegen. In bookandpay wird daraus ein nachvollziehbarer Guthabeneintrag, der mit den gebuchten Terminen verbunden bleibt.
Zahlung im Schülerprofil erfassen
Ein Admin trägt den Betrag als manuelle Erfüllung ein. Optional lassen sich der Zahlungsweg – etwa Barzahlung, Überweisung oder ein eigenes Terminal – und eine Notiz ergänzen. Den Zeitpunkt protokolliert bookandpay automatisch.
Terminkosten direkt berücksichtigen
Wird ein Termin mit einer kostenpflichtigen Fahrstunden- oder Simulatorart erstellt, zieht bookandpay den passenden Betrag sofort ab. Maßgeblich sind Führerscheinklasse, Stundenart und die für den Fahrschüler gültige Preisliste.
Änderungen automatisch nachführen
Ändern sich Dauer oder Stundenart, wird nur die Differenz belastet oder erstattet. Eine reine Terminverschiebung verändert das Guthaben nicht; beim Löschen fließt der vollständige Betrag zurück.
Jede Veränderung bleibt im Zusammenhang sichtbar.
Die Historie enthält Erfüllungen, Terminbelastungen, Anpassungen, Erstattungen und Gutschriften. Einträge aus Terminen führen direkt zum zugehörigen Termin. Die Historie bleibt dauerhaft erhalten, kann nicht manuell gelöscht werden und ist für Fahrschule, Fahrlehrer, Fahrschüler und Eltern einsehbar.
Leistungen und Zahlungen gegenüberstellen.
Eine eigene Kostenübersicht stellt Termine und weitere erbrachte Leistungen den erfassten Zahlungen gegenüber. Die Übersicht steht auch Fahrschülern und Eltern zur Verfügung und lässt sich ausdrucken.
Regeln für das Guthabenmodell deiner Fahrschule.
Das Guthabenmodell wird pro Fahrschüler aktiviert. Die Fahrschule legt fest, wie verbindlich ein ausreichender Stand für die Terminplanung sein soll.
- Mindestguthaben für Terminanfragen
- Liegt der Stand unter dem festgelegten Mindestbetrag, kann der Fahrschüler keine neue Anfrage senden und erhält eine verständliche Begründung.
- Negativsaldo für die Verwaltung
- Ein schulweit festgelegter Rahmen erlaubt Admins, Termine trotz nicht ausreichenden Guthabens anzulegen oder anzunehmen. Fahrschüler selbst können keine Anfrage in den negativen Bereich stellen.
- Stornierung und anteilige Erstattung
- Eine Stornierung oder ein Nichtantritt erstattet den Termin nicht automatisch. Die Fahrschule kann den Betrag je Termin manuell und in 5-Prozent-Schritten erstatten.
- Nachvollziehbare Preiswechsel
- Eine geplante Preisliste wird am gewählten Datum zur aktuellen Preisliste. Bereits angelegte Termine behalten ihre ursprüngliche Preisgrundlage – auch bei späteren Änderungen oder einer Stornierung.
- Ungenutztes Guthaben
- Ein Admin kann eine Gutschrift erstellen. Der Betrag wird sofort vom Guthaben abgezogen und dauerhaft protokolliert; die tatsächliche Auszahlung erfolgt außerhalb von bookandpay.
Kundenerfahrung
Das Guthabenmodell im Fahrschulbetrieb.
Die folgende Aussage beschreibt die Erfahrung dieses Kunden mit dem eigenen Guthabenmodell in bookandpay.
„Seit wir bookandpay mit dem Prepayment-System einsetzen, haben wir unsere Zahlungsausfälle praktisch nicht mehr. Unsere Fahrschüler laden ihr Guthaben bequem vorab auf und Fahrstunden werden automatisch damit verrechnet.“
Asphalt Profis Fahrschule APF GmbHBerlin
Prüfe das Guthabenmodell mit deinen eigenen Regeln.
In der Demo zeigen wir dir Erfüllungen, Terminverrechnung, Historie und Guthabenregeln anhand eines passenden Beispiels.