Prüfungsplaner
Prüfungstermine, Teilnehmer und Ressourcen gemeinsam planen.
bookandpay bündelt praktische und theoretische Prüfungen in einer eigenen Planung. Das Büro koordiniert Teilnehmer, Zeiten, Fahrlehrer und Fahrzeuge, während die zugehörigen Termine im Kalender verbunden bleiben.
- Prüfungsarten
- Praxis, Theorie und weitere Prüfungsarten
- Belegung
- Teilnehmer oder verfügbare Minuten
- Kalender
- Prüfungstermine als reguläre Termine verbunden
Bevorstehende Prüfungen schnell einordnen.
Die Übersicht ordnet Prüfungstermine nach Zeitraum und zeigt ihre Belegung direkt in der Liste. Vergangene Termine bleiben 30 Tage lang erreichbar.
- Nach Zeitraum geordnet
- Heute, diese Woche, nächste Woche, übernächste Woche, später und vergangen bilden eigene Gruppen. Bevorstehende Termine erscheinen chronologisch, vergangene mit dem jüngsten zuerst und optisch zurückgenommen.
- Nach Prüfungsart gefiltert
- Admins können alle verfügbaren Prüfungsarten gemeinsam betrachten oder die Liste auf eine Prüfungsart begrenzen. Die Liste lässt sich jederzeit manuell aktualisieren.
- Belegung sofort sichtbar
- Bei Theorieprüfungen zeigt bookandpay belegte und verfügbare Teilnehmerplätze. Bei praktischen Prüfungen werden verplante Minuten der gesamten Prüfungsdauer gegenübergestellt.
- Warnung vor knapper Kapazität
- Ab 80 Prozent Auslastung wechselt die Belegungsanzeige in den Warnbereich. Überbuchte Prüfungstermine werden deutlich als solche gekennzeichnet.
- Vollständige Termindaten
- Datum, Uhrzeit, Prüfungsart und Ort sind bereits in der Liste sichtbar. Beim Öffnen ergänzt die Detailansicht Belegung, Prüfer, Notizen und die zugeordneten Teilnehmer.
Vom Prüfungstermin zur belegten Planung.
Der Prüfungsplaner führt die gemeinsamen Rahmendaten und die einzelnen Teilnehmertermine zusammen. Welche Angaben benötigt werden, richtet sich nach der gewählten Prüfungsart.
Prüfungstermin anlegen
Über die Werkzeugleiste oder mit Strg/Cmd + E wählen Admins Prüfungsart, Datum und Uhrzeit und ergänzen bei Bedarf Notizen, Kapazität oder Gesamtdauer, Ort und Prüfer. Als Ort stehen Filialen, Treffpunkte und freie Angaben zur Verfügung; neue Treffpunkte oder Prüfer lassen sich direkt im Formular dauerhaft anlegen.
Teilnehmer passend zuordnen
Jeder Fahrschüler wird mit einer konkreten Führerscheinklasse und einer passenden Terminart hinzugefügt. Die Dauer wird vorgeschlagen und kann bei mehrteiligen Prüfungen die noch offenen Prüfungsteile berücksichtigen.
Im Kalender weiterarbeiten
Aus der Zuordnung entstehen reguläre Kalendertermine. Dadurch greifen die üblichen Terminbenachrichtigungen, finanziellen Zusammenhänge und das für alle Admins sichtbare Änderungsprotokoll.
Theorieprüfungen gemeinsam verwalten.
Mehrere Fahrschüler nehmen parallel am selben Prüfungstermin teil. Im Kalender erscheint dafür ein gemeinsamer Termin, der Admins mit einem Klick zurück in den Prüfungsplaner führt. Individuelle Startzeiten, Fahrlehrer und Fahrzeuge sind nicht erforderlich.
Praktische Prüfungen einzeln koordinieren.
Jeder Teilnehmer erhält eine eigene Startzeit und Fahrlehrer sowie ein primäres und optional ein zweites Fahrzeug. Im Kalender sehen Fahrlehrer, Fahrschüler und Eltern den jeweiligen Termin wie jeden anderen Termin auch.
Praktische Prüfungen entlang der verfügbaren Zeit planen.
Die zeitliche Ansicht ordnet alle Teilnehmer nach ihrer Startzeit und macht freie Abschnitte direkt nutzbar.
- Freie Zeit direkt belegen
- Zwischen den Teilnehmerterminen zeigt der Planer freie Abschnitte. Ein Klick öffnet das Teilnehmerformular mit der passenden Startzeit; ohne manuelle Auswahl schlägt bookandpay die erste ausreichend große freie Zeit vor.
- Passende Fahrlehrer und Fahrzeuge
- Zur Auswahl stehen zugeordnete, für die Führerscheinklasse qualifizierte Fahrlehrer sowie deren aktive und passende Fahrzeuge. Eindeutige Auswahlmöglichkeiten und geeignete Standardfahrzeuge können automatisch vorbelegt werden.
- Konflikte und Überbuchung erkennen
- Überschneidungen werden wie im Hauptkalender geprüft und nicht zugelassen. Liegt ein Teilnehmertermin außerhalb des geplanten Prüfungstermins, warnt bookandpay und kennzeichnet die Planung nach dem Speichern als überbucht.
- Hin- und Rückfahrt ergänzen
- Für einen neuen Teilnehmer können eine Fahrt zum Prüfungsort und eine Rückfahrt mit eigener Terminart und Dauer angelegt werden. Sie erscheinen als getrennte Kalendertermine und werden später im Hauptkalender bearbeitet.
- Prüfer mit den Terminen verbinden
- Der am praktischen Prüfungstermin hinterlegte Prüfer wird auch den zugehörigen Teilnehmerterminen zugeordnet.
Prüfungsbereitschaft einordnen, ohne die Entscheidung vorwegzunehmen.
Der Planer zeigt zu jedem auswählbaren oder bereits zugeordneten Fahrschüler den Prioritätswert aus der Prüfungsliste der Schülerverwaltung und ergänzt ihn um konkrete Hinweise zum Ausbildungsstand.
- Grün, Gelb oder Rot
- Grün bedeutet, dass alle geprüften Voraussetzungen erfüllt sind. Gelb weist bei einem aktiven Profil auf ein oder zwei fehlende Voraussetzungen hin. Rot erscheint bei einem inaktiven Profil oder ab drei fehlenden Voraussetzungen.
- Hinweis statt Freigabeentscheidung
- Die Anzeige informiert über fehlende oder unvollständige Angaben, entscheidet aber nicht über die Zulassung zur Prüfung. Admins können einen Fahrschüler trotz eines Hinweises einplanen.
- Ausbildungsstand im Detail
- Geprüft werden erforderliche Theorieeinheiten und Prüfungen, praktische Ausbildung, vorgeschriebene und freiwillig verpflichtend gesetzte Übungsstunden, Sonderfahrten sowie erforderliche Einheiten mit Schaltgetriebe.
- Profil und Finanzen einbezogen
- Auch ein aktives Schülerprofil, ein Guthaben über null Euro und das Fehlen offener Rechnungen fließen in die Anzeige ein. Anforderungen mit der Menge null gelten als erfüllt; fehlen Fortschrittsdaten, erscheint der Hinweis gelb.
- Prüfungsverlauf und Frist sichtbar
- Frühere Theorie- und Praxisprüfungen, Versuche, Ergebnisse, bestandene Daten, der letzte Versuch und die verbleibende Prüfungsfrist bleiben bei der Auswahl nachvollziehbar.
Ergebnisse direkt am Teilnehmer dokumentieren.
Auch nach dem Prüfungstag bleiben vergangene Termine 30 Tage im Planer sichtbar. Teilnehmer und Ergebnisse können in diesem Zeitraum weiter bearbeitet werden.
- Eindeutige Ergebnisstände
- Registriert, Bestanden, Nicht bestanden, Krank, Abgesagt und Nicht erschienen lassen sich direkt aus der Teilnehmerliste setzen. Die Änderung aktualisiert den Prüfungsverlauf, die Prüfungsliste und die Bereitschaftsanzeige, ohne den Ausbildungsstatus automatisch zu verändern.
- Mehrteilige Prüfungen
- Bei einem nicht bestandenen Ergebnis wird festgehalten, welche Teile bestanden und welche nicht bestanden wurden. Dazu gehören je nach Führerscheinklasse etwa Fahren und Grundfahraufgaben, Verbinden und Trennen oder die Abfahrkontrolle. Bereits in einem anderen Termin bestandene Teile bleiben geschützt; die vorgeschlagene Dauer kann sich an den noch offenen Teilen orientieren.
- Bestandene Ergebnisse schützen
- Soll ein vorhandenes bestandenes Ergebnis durch einen anderen Prüfungstermin ersetzt werden, verlangt bookandpay eine ausdrückliche Bestätigung.
- Ändern, archivieren und wiederherstellen
- Beim Bearbeiten bleiben Fahrschüler und Führerscheinklasse fest, während sich die übrigen Termindaten anpassen lassen. Entfernte Teilnehmertermine werden archiviert und können über das Archiv wiederhergestellt werden.
- Prüfungstermine kontrolliert löschen
- Bestehende Prüfungstermine lassen sich öffnen und bearbeiten; ihre Prüfungsart bleibt dabei fest. Ein Prüfungstermin kann nur ohne zugeordnete Teilnehmer und nach ausdrücklicher Bestätigung gelöscht werden.
Plane einen vollständigen Prüfungstag in bookandpay.
In der Demo zeigen wir praktische und theoretische Prüfungstermine, die Teilnehmerauswahl, Ressourcenplanung und Ergebnisdokumentation anhand eines passenden Beispiels.