Schülerverwaltung
Fahrschüler gezielt finden und vollständig verwalten.
bookandpay verbindet eine flexibel gegliederte Fahrschülerübersicht mit dem vollständigen Fahrschülerprofil. So findet das Büro auch in großen Fahrschülerbeständen die richtige Gruppe und arbeitet direkt mit Ausbildung, Terminen, Finanzen und Unterlagen weiter.
- Aufnahme
- Digital übergeben oder manuell angelegt
- Organisation
- Gruppierung, Suche und kombinierte Filter
- Prüfungsliste
- Pro Fahrschüler und Führerscheinklasse
Auch große Fahrschülerbestände passend zur Aufgabe ordnen.
Die Baumansicht gliedert alle eingereichten oder manuell angelegten Fahrschüler nach einem wählbaren Merkmal. Suche und Filter arbeiten gleichzeitig mit dieser Gruppierung.
- Gruppen nach dem aktuellen Arbeitsziel
- Die Baumstruktur lässt sich unter anderem nach Vor- oder Nachnamen, Erstellungsmonat, Fristablauf, Filiale, Fahrlehrer, Führerscheinklasse und Preisliste aufbauen. Weitere Gruppierungen erschließen Guthaben, Zahlungen, Kosten, Altersgruppen, Wohnort, Nationalität und Prüfungsstatus.
- Suche über das gesamte Profil
- Die Suche berücksichtigt Namen, E-Mail-Adresse, Fahrschüler-ID, Benutzername, Ort, Straße, Postleitzahl und Notizen. Bei Namen spielt es keine Rolle, ob Vor- oder Nachname zuerst eingegeben wird. Mit Strg + Leertaste springt der Fokus direkt in das Suchfeld.
- Filter miteinander kombinieren
- Das Büro kann etwa Anmeldedatum, letzte Praxis- oder Theorietermine, Guthaben, Rechnungsmodus, Lern-App-Lizenz, Aktiv- und Ausbildungsstatus, Führerscheinklassen, Fahrlehrer, Preislisten, Filialen und Geschlecht gemeinsam eingrenzen. Beim Öffnen sind zunächst die aktiven Fahrschüler ausgewählt; dieser Filter lässt sich entfernen.
- Gruppe und Filter bleiben zusammen sichtbar
- Jeder Filter wirkt innerhalb der gewählten Baumstruktur. So lässt sich beispielsweise eine Filiale nach Ausbildungsstatus und Führerscheinklasse eingrenzen, ohne den Zusammenhang der Gruppe zu verlieren.
- Fahrschüler in eigenen Tabs öffnen
- Ein Klick in der Baumansicht öffnet das Fahrschülerprofil in einem neuen Inhaltstab. Ist es bereits geöffnet, wechselt bookandpay direkt zum vorhandenen Tab.
Aus der gefilterten Auswahl direkt weiterarbeiten.
Die Übersicht ist nicht nur eine Liste. Sie führt vom passenden Ausschnitt unmittelbar zur Nachricht oder zum einzelnen Fahrschülerprofil.
Ausgewählte Fahrschüler gemeinsam anschreiben.
Im Mehrfachauswahl-Modus lassen sich einzelne Fahrschüler oder vollständige Gruppen auswählen und gesammelt anschreiben. Für jeden Fahrschüler entsteht eine private Unterhaltung im Messenger. Verknüpfte Eltern können die Nachricht mitlesen, aber nicht antworten.
Vom Überblick ohne Umweg in das Profil wechseln.
Das geöffnete Fahrschülerprofil bündelt die Informationen und Aktionen für den weiteren Verlauf. Mehrere geöffnete Profile bleiben als Tabs erreichbar, während die Ausgangsgruppe erhalten bleibt.
Prüfungsbereite Fahrschüler nachvollziehbar priorisieren.
Die Prüfungsliste verbindet die Einschätzung von Fahrlehrern und Verwaltung mit schulweit festgelegten Kriterien. Sie wird von Admins genutzt und ordnet jeden Eintrag nach seinem berechneten Prioritätswert.
- Ein Eintrag je Führerscheinklasse
- Die Prüfungsbereitschaft wird für die jeweilige Kombination aus Fahrschüler und Führerscheinklasse gesetzt. Bei mehreren Klassen kann derselbe Fahrschüler deshalb mehrfach mit unterschiedlichem Ausbildungsstand erscheinen.
- Bereitschaft durch Fahrlehrer oder Admin
- Fahrlehrer und Admins können einen Fahrschüler im Notizbereich als prüfungsbereit markieren oder die Markierung wieder entfernen. Die vollständige Prüfungsliste selbst steht den Admins zur Verfügung.
- Schulweit konfigurierbare Priorität
- Die Fahrschule gewichtet vollständig absolvierte Praxisstunden, eine bestandene oder nicht erforderliche Theorieprüfung, frühere nicht bestandene Praxisprüfungen und die verbleibende Zeit bis zum Fristablauf. Ein Wert von null nimmt ein Kriterium aus der Berechnung.
- Fristablauf abgestuft berücksichtigen
- Der Prioritätswert kann unterscheiden, ob mehr als zwölf Wochen, vier bis zwölf Wochen oder weniger als vier Wochen verbleiben. Fehlt das maßgebliche Datum, lässt sich auch dieser Zustand separat gewichten. Pro Eintrag zählt jeweils nur eine Friststufe.
- Individuelle Priorität ergänzen
- Für besondere Fälle kann im Fahrschülerprofil ein eigener Prioritätswert je Führerscheinklasse ergänzt werden. Die Liste zeigt den Gesamtwert und seine Zusammensetzung nachvollziehbar an.
- Entscheidungsgrundlagen direkt in der Liste
- Neben Name und Führerscheinklasse sehen Admins unter anderem Ausbildungsfortschritt, verbleibende Wochen, Theorie- und Praxisprüfungen, Prüfungsorganisation und den Status der TÜV-Prüfgebühr. Die Liste lässt sich durchsuchen und filtern.
- Mit der Prüfungsplanung verbunden
- Beim Hinzufügen zu einem Prüfungstermin steht dieselbe Auswahl zur Verfügung. Ein Eintrag verlässt die Prüfungsliste, sobald eine zukünftige Prüfung geplant ist oder bereits eine bestandene Prüfung vorliegt.
Das Fahrschülerprofil als Ausgangspunkt für die tägliche Arbeit.
Die Übersichtsseite teilt die wichtigsten Informationen in klar abgegrenzte Bereiche. Von dort führen kurze Wege in die jeweilige Detailansicht.
- Person und aktueller Status
- Avatar, Alter, Name, Adresse, Kontakt- und Metadaten sowie Ausbildungs-, Konto- und Benachrichtigungsstatus bilden den Kopf des Profils.
- Ausbildung und Führerscheinklassen
- Alle aktiven Führerscheinklassen erscheinen mit ihrem Fortschritt. Ein Klick öffnet die Detailansicht mit Unterricht, Praxis, Prüfungsständen, Fristen und der zugewiesenen Führerscheinanforderung. Unveränderbare Standardvorlagen lassen sich durch eigene, schulweit verwendbare Vorlagen ergänzen.
- Finanzen im Zusammenhang
- Aktuelles Guthaben, Kostenübersicht, Rechnungsstatus, noch nicht berechnete Leistungen und Preislisten werden zusammengefasst. Die Finanzhistorie ist direkt erreichbar.
- Fahrlehrer und Notizen
- Admins weisen eine oder mehrere Fahrlehrer zu. Notizen lassen sich mit Zeitpunkt und Autor ergänzen; dort werden auch Fristablauf, Prüfungsbereitschaft und weitere Ausbildungsmerkmale gepflegt.
- Dokumente und Lern-App
- Verträge, Ausbildungsnachweise und hochgeladene Unterlagen sind direkt sichtbar und teilweise neu erstellbar. Ein eigener Bereich zeigt Status, Lernfortschritt und letzte Aktivität der angebundenen Lern-App.
- Agenda und vertiefende Bereiche
- Die Detailansicht führt zu Ausbildung, Finanzen, Dokumenten, chronologischer Terminagenda, Notizen und Rechnungsstellung. Rechnungen und einzelne Zahlungswege bleiben dabei eigenständige Produktbereiche.
Vom angelegten Profil bis zum Ausbildungsende.
Der Ausbildungsstatus steuert, wann ein Fahrschüler in die operative Planung aufgenommen wird. Kontostatus und Archivierung bleiben davon getrennte Entscheidungen. Über Änderungen des Ausbildungsstatus wird der Fahrschüler benachrichtigt.
Als „Registriert“ übernehmen
Eine eingereichte digitale Anmeldung wird zum Fahrschülerprofil. Admins können ein Profil alternativ mit persönlichen Angaben, Zugangsdaten, mindestens einer Führerscheinklasse und einer Filiale manuell anlegen. Bei aktiviertem Guthabenmodell gehört eine gültige Preisliste dazu.
Die Ausbildung starten
Mit „In Ausbildung“ erscheint der Fahrschüler in den relevanten Auswahllisten und kann Termine erhalten. Gleichzeitig werden die vollständigen Bereiche in der App freigeschaltet. Die Führerscheinanforderung bestimmt je Klasse, welche Theorie- und Praxisleistungen für den Fortschritt zählen.
Beenden und bei Bedarf wieder öffnen
Nach dem Ausbildungsende bleibt der bisherige Verlauf erhalten und für den Fahrschüler einsehbar. Admins können das Profil später wieder auf „Registriert“ oder direkt auf „In Ausbildung“ setzen.
Aktiv oder inaktiv – unabhängig von der Ausbildung.
Der Kontostatus lässt sich unabhängig vom Ausbildungsstatus setzen. Ein inaktiver Fahrschüler kann sich weiterhin anmelden, sieht dort jedoch nur den Hinweis auf das deaktivierte Konto und kann keine Funktionen verwenden.
Archivieren, ohne den Verlauf zu löschen.
Nur Admins können Fahrschüler archivieren und wiederherstellen. Während der Archivierung sind Profil und bestehende Zuordnungen für Fahrschüler und Fahrlehrer nicht verfügbar; alle Daten bleiben erhalten. Eine endgültige Löschung ist nicht vorgesehen.
Zugriff passend zur Rolle und Zuordnung.
Admins verwalten den gesamten Bestand. Fahrlehrer arbeiten nur mit den ihnen zugeordneten Fahrschülern, während Fahrschüler und Eltern die für sie bestimmten Informationen sehen.
- Vollständige Verwaltung durch Admins
- Admins bearbeiten sämtliche Profildaten, weisen Fahrlehrer zu, nutzen die Prüfungsliste und steuern Status, Archivierung und Wiederherstellung.
- Ausbildungsarbeit für zugeordnete Fahrlehrer
- Fahrlehrer können persönliche Angaben und Führerscheinklassen bearbeiten, Führerscheinanforderungen zuweisen oder wechseln und Limits für Unterrichtseinheiten oder Fahrminuten pflegen. Sie sehen Fortschritt, Agenda und Finanzhistorie, arbeiten mit freigegebenen Dokumenten und Notizen und können Leistungen zur Abrechnung erfassen, aber keine Rechnungen ausstellen.
- Zugangsdaten bei Bedarf neu ausgeben
- Admins und zugeordnete Fahrlehrer können neue Zugangsdaten erstellen. bookandpay öffnet dafür ein druckbares PDF im Browser und sendet es zugleich an die hinterlegte E-Mail-Adresse.
- Transparenz für Fahrschüler und Eltern
- Fahrschüler und verknüpfte Eltern sehen persönliche Angaben, Ausbildungsfortschritt, Finanzhistorie, Rechnungen und Dokumente. Interne Notizen bleiben für sie ausgeblendet.
Lerne die Schülerverwaltung in bookandpay kennen.
In einer persönlichen Demo zeigen wir dir die Funktionen anhand der Abläufe, die für deine Fahrschule wichtig sind.