Rechnungsstellung

Rechnungen für Fahrschüler manuell oder automatisch erstellen.

bookandpay führt kostenpflichtige Termine und weitere Leistungen im Fahrschülerprofil zusammen. Das Büro wählt die passenden Positionen selbst aus oder lässt offene Leistungen nach einem festen Zeitplan abrechnen. Online-Zahlungen oder ein digitales Schülerguthaben sind dafür nicht erforderlich.

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Erstellung: Manuell, täglich oder wöchentlich
Zustände: Offen oder bezahlt, gültig oder storniert
Ausgabe: E-Rechnung als PDF

Offene Leistungen gezielt oder nach Zeitplan abrechnen.

Für Rechnungen zu einem Fahrschüler muss eine Preisliste zugeordnet sein. Danach kann das Büro selbst entscheiden, welche Leistungen gemeinsam abgerechnet werden und ob bookandpay die regelmäßige Erstellung übernimmt.

Bereich Rechnungsstellung im Fahrschülerprofil mit Tabelle der offenen Leistungen mit Datum, Name, Klasse, Preis ohne MwSt, MwSt und Kosten sowie Auswahlfeldern und der Schaltfläche Rechnung erstellen — Im Fahrschülerprofil wählt das Büro die abzurechnenden Leistungen aus und erstellt daraus eine Rechnung. Weitere Leistungen lassen sich über „Neue Leistung“ ergänzen.

Formular Rechnung erstellen mit Rechnungsadresse, Rechnungsdaten, den erbrachten Leistungen, der Steueraufteilung und zusätzlicher Information — Vor dem Speichern zeigt das Formular Rechnungsadresse, Zeitspanne, Leistungen, Steueraufteilung und ein Feld für zusätzliche Informationen.

Seite Offene Leistungen mit allen Fahrschülern, der Zahl ihrer offenen Leistungen und der Summe, ein Fahrschüler ist mit seinen einzelnen Leistungen aufgeklappt — Die Übersicht „Offene Leistungen“ zeigt je Fahrschüler Anzahl und Summe der noch nicht abgerechneten Leistungen. Aufgeklappt erscheinen die einzelnen Positionen.

Einstellungen für die Fahrschule, Bereich Rechnungsstellung mit Schaltern für Aktivierung und automatische Erstellung sowie der Auswahl des Automatisierungszeitplans wöchentlich oder täglich — In den Einstellungen aktiviert die Fahrschule die Rechnungsstellung und die automatische Erstellung und wählt den Zeitplan: wöchentlich oder täglich.

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Manuell im Fahrschülerprofil: Im Bereich „Rechnungsstellung“ wählt ein Admin die benötigten Leistungen aus und erstellt daraus einen fertigen Beleg.
Täglich automatisch: Ist der tägliche Rhythmus aktiviert, erstellt bookandpay pro nicht ausgeschlossenem Fahrschüler eine Rechnung mit allen bis dahin nicht abgerechneten Leistungen.
Montags für die Vorwoche: Alternativ läuft die Automatik jeden Montag und fasst die noch nicht abgerechneten Leistungen der vorherigen Woche je Fahrschüler in einer Rechnung zusammen.
Einzelne Fahrschüler ausnehmen: Die Fahrschule aktiviert die Rechnungsstellung und den gewünschten Rhythmus zentral. Einzelne Fahrschüler lassen sich bei Bedarf von der automatischen Erstellung ausschließen.
Termine und manuelle Leistungen: Vergangene kostenpflichtige Termine werden zu abrechenbaren Leistungen. Zukünftige Termine lassen sich bei Bedarf vorzeitig umwandeln; weitere Leistungen erfasst das Büro manuell im Fahrschülerprofil.

Ein vollständiger Beleg für Leistung und Zahlung.

Jede Rechnung erhält automatisch eine fortlaufende Nummer im Format JJMM-XXXXXX. Der fertige Beleg bleibt anschließend unverändert erhalten.

Rechnungsseite mit Empfänger, Rechnungsnummer, Zeitraum, Fahrschüler, Zahlungsstatus bezahlt, Notiz, erbrachten Leistungen und Steueraufteilung — Die Rechnungsseite zeigt Empfänger, Nummer, Zeitraum, Zahlungsstatus, Leistungen und Steueraufteilung. Oben stehen Aktionen zum Herunterladen, Versenden und Stornieren.

Die PDF-Vorschau enthält Logo, Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Leistungen und Steueraufteilung. Bezahlte Rechnungen tragen einen entsprechenden Vermerk.

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Alle Rechnungsangaben in einem PDF.

Der Beleg enthält Empfängeradresse, Fahrschüler, Erstellungsdatum, Leistungszeitraum, die einzelnen erbrachten Leistungen, die Steueraufteilung und den Zahlungsstatus. Bei bezahlten Rechnungen ist außerdem das Zahlungsdatum angegeben. Offene Rechnungen enthalten einen QR-Code, mit dem sich die Überweisungsdaten bequem in eine Banking-App übernehmen lassen. Alle Rechnungen von bookandpay sind E-Rechnungen im Format Factur-X/ZUGFeRD (EN 16931): ein PDF mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten. Sie entsprechen den gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung.

In bookandpay verfügbar, bei Bedarf per E-Mail versendet.

Alle berechtigten Beteiligten mit bookandpay-Zugang können Rechnungen im Web, auf iOS und auf Android ansehen und als PDF herunterladen. Ein automatischer E-Mail-Versand findet nicht statt; Admins können eine Rechnung gezielt per E-Mail versenden.

Zahlungsstatus pflegen und Korrekturen sauber nachvollziehen.

Nur Admin-Mitarbeitende im Büro verwalten Rechnungen. Andere Beteiligte können die für sie freigegebenen Belege einsehen, aber weder ihren Status noch ihren Inhalt verändern.

Rechnungsübersicht mit Rechnungsnummern, Datum, Kunde, Adresse und Betrag, gefiltert auf gültige Rechnungen — Die Rechnungsübersicht listet Nummer, Datum, Kunde, Adresse und Betrag. Der Filter grenzt die Liste ein, hier auf gültige Rechnungen.

Offen oder bezahlt: Extern bezahlte Rechnungen markiert ein Admin manuell als bezahlt und hinterlegt das Zahlungsdatum. Rechnungen für Fahrschüler mit aktivem Guthabenmodell gelten bei ihrer Erstellung automatisch als bezahlt.
Stornieren statt überschreiben: Eine fertige Rechnung kann weder bearbeitet noch gelöscht werden. Ist eine Korrektur nötig, storniert das Büro den Beleg und erstellt anschließend eine neue Rechnung.
Preisabweichung an der Leistung erkennen: Ändert sich ein bereits abgerechneter Termin nachträglich und damit auch sein Preis, bleibt die ursprüngliche Rechnung bestehen. Ein deutlicher Hinweis kennzeichnet die betroffene Leistung für die notwendige Stornierung und Neuerstellung.
Leistungen nach der Stornierung wieder freigeben: Bei der Stornierung führt bookandpay die Positionen in den nicht abgerechneten Bestand zurück und gleicht sie mit dem aktuellen Stand der zugrunde liegenden Termine ab. Nicht mehr vorhandene Leistungen werden entfernt.

Auch besondere Abrechnungsfälle bleiben eindeutig.

Rechnungen können mit dem Schülerguthaben verbunden sein, an einen abweichenden Empfänger gehen oder vollständig ohne Fahrschüler erstellt werden.

Dialog Einstellungen zur Rechnungserstellung im Fahrschülerprofil mit Schalter zum Ausschluss aus der Automatisierung und Auswahl einer Standard-Rechnungsadresse — Pro Fahrschüler lässt sich die automatische Erstellung ausschließen und eine Standard-Rechnungsadresse festlegen, zum Beispiel die einer Firma.

Stammdaten Adressen der Rechnungen mit Dialog zum Bearbeiten einer Firmenadresse mit Name, USt-ID, Ansprechpartner, Adresse und Notizen — In den Stammdaten legt die Fahrschule Rechnungsadressen mit Name, USt-ID, Ansprechpartner und Anschrift an.

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Bonusguthaben getrennt berücksichtigen: Wurde eine Leistung teilweise mit Bonusguthaben bezahlt, bildet die Rechnung diesen Anteil gesondert ab und weist ihn nicht als zu versteuernde Einnahme aus.
Keine Rechnung bei negativem Guthaben: Bei einem negativen Stand lässt sich keine Rechnung erstellen – weder manuell noch automatisch. Der Schutz kann nicht übersteuert werden, weil nicht eindeutig wäre, welche Leistungen vollständig bezahlt sind. Betroffene Fahrschüler erhalten wöchentlich eine Erinnerung an den negativen Stand.
Abweichende Rechnungsadresse: Zahlt beispielsweise ein Jobcenter die Ausbildung, kann beim Fahrschüler eine eigene Rechnungsadresse hinterlegt werden. Externe Empfänger erhalten dadurch keinen Zugang zu bookandpay.
Rechnung ohne Fahrschüler: Das Büro kann Empfänger, Adresse und sämtliche Leistungspositionen auch frei erfassen. Diese Rechnung folgt derselben Nummernfolge, enthält dieselben Belegdaten und durchläuft dieselben Zahlungs- und Stornierungszustände.

Prüfe die Rechnungsstellung mit deinen eigenen Abläufen.

In der Demo zeigen wir die manuelle und automatische Erstellung, Zahlungsstatus, Stornierung und besondere Rechnungsempfänger anhand eines passenden Beispiels.

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