Kalender und Terminplanung
Alle Termine deiner Fahrschule zentral planen.
Der bookandpay Kalender bündelt, was im gesamten Betrieb geplant ist, und erlaubt die direkte Terminplanung. Büro und Fahrlehrer arbeiten mit demselben aktuellen Stand.
- Ansichten
- Tag, 3 Tage und Woche
- Organisation
- Gesamtansicht oder Spalten je Fahrlehrer
- Aktualisierung
- Sofort auf Web, iOS und Android
Der gesamte Fahrschulbetrieb in einer Kalenderansicht.
Die Gesamtansicht ist der Ausgangspunkt für das Büro. Fahrlehrer sehen in ihrem Zugang den eigenen Kalender.
- Unterschiedliche Terminarten
- Fahrstunden, Theorie, Prüfungen, Simulator, Sondertermine und private Zeiten werden gemeinsam im Kalender sichtbar.
- Gesamtansicht oder eine Spalte pro Fahrlehrer
- Die Planung lässt sich für Tag, drei Tage oder Woche anzeigen. Bei Bedarf teilt die Fahrlehreransicht jeden Tag in eigene Spalten auf.
- Filter und schnelle Wechsel
- Termine lassen sich nach Art und Fahrlehrer filtern. Vom Hauptkalender führt ein direkter Einstieg zum gewählten Tag im separaten Fahrzeugplaner.
- Informationen auf einen Blick
- Konfigurierbare Farben kennzeichnen Terminarten, Fahrlehrer und Fahrzeuge. Symbole zeigen Status und weitere Informationen; vergangene Termine treten optisch zurück.
- Feiertage, Schulferien und Tageslicht
- Bundesweite und regionale Feiertage sowie die Schulferien der konfigurierten Region erscheinen direkt im Kalender. Sonnenaufgang und Sonnenuntergang ergänzen die Tagesplanung.
- Zentrale und spezialisierte Planung
- Änderungen aus dem Prüfungsplaner erscheinen ebenfalls im Hauptkalender, während der Planer die Prüfungen in seiner spezialisierten Übersicht organisiert.
Termine direkt planen oder kontrolliert abstimmen.
Die Fahrschule entscheidet pro Fahrlehrer, wie Termine zustande kommen. Unterschiedliche Fahrlehrer können dabei mit unterschiedlichen Einstellungen arbeiten.
Im Kalender planen
Büro oder Fahrlehrer wählen die passende Terminart. Die benötigten Angaben passen sich daran an – vom Fahrschüler und der Führerscheinklasse bis zu Treffpunkt, Fahrlehrer und bis zu zwei Fahrzeugen.
Anfragen über freie Zeiten steuern
Fahrschüler können einen konkreten Termin oder einen veröffentlichten Platzhalter anfragen. Platzhalter lassen sich nach Führerscheinklasse begrenzen und für mehrere Anfragen öffnen, aus denen der Fahrlehrer priorisiert.
Termine vorschlagen
Das Büro kann einem Fahrschüler einen Termin vorschlagen. Der Fahrschüler nimmt ihn an oder lehnt ihn ab; die Entscheidung wird direkt im Terminstatus sichtbar.
Verfügbarkeit je Fahrlehrer konfigurieren.
Arbeitszeiten, Buchungsmodell und der Zeitraum, wie weit im Voraus Termine angefragt werden dürfen, werden pro Fahrlehrer festgelegt.
Klare Zugänge für Fahrschüler und Eltern.
Fahrschüler sehen freigegebene Verfügbarkeiten und die eigenen Termine. Eltern können den Terminstand einsehen, verändern ihn aber nicht.
Prüfungen, bevor ein Termin feststeht.
bookandpay berücksichtigt nicht nur freie Uhrzeiten, sondern auch die Regeln und Ressourcen hinter einem Termin.
- Teilnehmende und Ressourcen
- Der Kalender prüft Überschneidungen bei Fahrschülern, Fahrlehrern und den bis zu zwei ausgewählten Fahrzeugen.
- Arbeitszeit und Abwesenheit
- Verfügbarkeit, private Termine, Urlaub und andere Abwesenheiten fließen in die Prüfung ein. Ganze Abwesenheitstage oder belegte Zeiten bleiben als nicht verfügbar erkennbar.
- Guthaben und Terminkosten
- Bei kostenpflichtigen Terminen wird geprüft, ob das erforderliche Guthaben vorhanden ist und welche Regeln für den Fahrschüler gelten.
- Tägliche und wöchentliche Grenzen
- Pro Fahrschüler lassen sich sowohl die Anzahl als auch die Gesamtminuten begrenzen. Schulweite Vorgaben dienen als Standard für neu angelegte Fahrschüler; Mitarbeitende können diese Lernlimits bei Bedarf übersteuern.
- Warnungen und verbindliche Fehler
- Vor dem Speichern zeigt bookandpay verständliche Warnungen oder Fehlermeldungen. Tatsächliche Konflikte mit nicht verfügbaren Beteiligten oder Ressourcen lassen sich nicht einfach ignorieren.
Was nach der Planung verbunden bleibt.
Terminänderungen werden sofort weitergegeben, während Historie und betriebliche Zusammenhänge erhalten bleiben.
- Verschieben und nachvollziehen
- Termine lassen sich im Kalender verschieben. Jede Änderung bleibt im vollständigen Audit-Protokoll nachvollziehbar.
- Archivieren und wiederherstellen
- Entfernte Termine werden archiviert statt endgültig gelöscht und können bei Bedarf wiederhergestellt werden.
- Wochen als Vorlage übernehmen
- Eine bestehende Woche lässt sich als unbesetzte Planung in eine andere Woche kopieren. Die bisherigen Zuweisungen werden dabei nicht übernommen.
- Sofortige Aktualisierung und Erinnerungen
- Änderungen erscheinen unmittelbar auf Web, iOS und Android und lösen die passenden Benachrichtigungen aus. Fahrschüler erhalten zusätzlich Erinnerungen 24 Stunden und eine Stunde vor dem Termin über ihre aktivierten Kanäle.
- Fahrzeuge und Arbeitszeit
- Ausgewählte Fahrzeuge werden mit dem Termin reserviert. Die Termine fließen außerdem in die Arbeitszeitübersicht der Fahrlehrer ein.
- Guthaben, Leistungen und Rechnungen
- Kostenpflichtige Termine verändern das Schülerguthaben. Vergangene Termine werden automatisch in Schülerleistungen umgewandelt; zukünftige lassen sich bei Bedarf vorzeitig umwandeln und anschließend in eine Rechnung aufnehmen.
Kundenerfahrung
Terminverwaltung als Teil des gesamten Betriebs.
Fahrschule Fahrsystem beschreibt die Terminverwaltung im Zusammenhang mit Kommunikation und digitaler Organisation.
„Viele Arbeitsabläufe sind heute deutlich einfacher und schneller als früher – von der Terminverwaltung über die Kommunikation bis hin zur digitalen Organisation.“
Fahrschule FahrsystemFrankfurt am Main
Prüfe die Terminplanung mit deinen eigenen Regeln.
In der Demo zeigen wir Ansichten, Anfragen, Ressourcenprüfungen und Terminänderungen anhand eines passenden Beispiels.